L’organisation de congrès et d’autres catégories événements requiert quelques précautions pour parvenir à obtenir une activité en parfaite cohérence avec l’idée de départ.

Première étape : définir précisément l’activité à mener !

Rappeler l’importance de définir avec précision ce que l’on veut faire semble être une évidence. Pourtant, cette précaution est parfois oubliée !

Il faut rappeler que l’important ici, c’est de définir par écrit ce que l’on veut faire. Cela est réalisé dans un document qui doit être partagé entre toutes les personnes participant à l’organisation de l’événement.

Son but est triple :

• D’abord, mettre par écrit un descriptif complet du congrès ou de l’événement à organiser.
• Ensuite, partager cette première version du document résumant globalement l’activité à organiser.
• Enfin, d’enrichir le document initial en y incluant toutes les suggestions des différentes personnes devant participer à l’organisation du congrès ou de l’événement.

Lorsque tout ce qui précède est mené en consacrant au minimum une semaine à chacune de ces parties, on aboutit à un document reflétant une compréhension commune et partagée de ce qui doit être organisé.

Pour faire une analogie, cette étape est globalement la rédaction de la recette. Un peu comme pour réaliser un gateau il est capital de savoir quels sont les ingrédients à mélanger, et dans quel ordre ces ingrédients doivent être incorporés.

Deuxième étape : découper l’activité globale en plusieurs activités simples

Il faut clairement dire dans quel ordre les sous-activités permettant de réaliser l’activité globale seront exécutées.

Souvent, lorsqu’il faut organiser des congrès et événements, cela implique de lancer simultanément plusieurs activités.

Certaines seront réalisées sur le court terme. Certaines seront effectives sur le moyen terme. Certaines seront exécutées sur le long terme.

Avoir un calendrier d’exécution et une idée du temps nécessaire pour passer de la définition du plan à l’exécution de ces sous-activités est vital.

Ainsi, il est possible de se projeter à reculons en définissant la date précise à laquelle il faut entamer une activité.

Découper l’activité globale en activités secondaires permet de désigner pour chacune des sous-activités un responsable de l’exécution, du suivi et des outils permettant d’avoir effectivement des paramètres confirmant effectivement la réalisation d’une activité.

Troisième étape : prévoir des plans de remplacement

Il est capital d’anticiper d’éventuels dysfonctionnement dans l’exécution des différentes activités. Il faut pour chaque activité définir plusieurs options au cas où l’une des activités ne produirait pas les résultats escomptés.

Par exemple : la location d’une salle pour des congrès et des événements. Il faut simultanément veiller à entamer des négociations dans plusieurs salles afin d’anticiper. Ainsi, au cas où l’une des salles ne serait pas disponible pour une ou plusieurs raisons imprévues, il existera un plan de secours.

Il en est de même pour les documents dont il est capital d’avoir plus de copies que nécessaire. L’idée est aussi de pouvoir remplacer l’ensemble des copies mises à disposition des participants en cas d’imprévu.