Tous les professionnels spécialisés en organisation d’évènement, qu’il s’agisse d’évènements personnels, professionnels ou encore de spectacles, savent combien la logistique est une des clés de la réussite d’un évènement. D’où la nécessité pour les entreprises qui aménagent les lieux où se tiendra l’évènement d’être bien équipées.

Des évènements professionnels qui requièrent une organisation hors pair

Les évènements en interne comme à l’extérieur de l’entreprise revêtent une grande importance en termes de communication parce qu’ils se font l’écho de l’image de marque de l’entreprise ou du groupe. Autrement dit, un évènement réussi retentira positivement sur cette image tandis qu’un évènement raté la ternira. C’est pourquoi les grandes entreprises et collectivités font appel à des spécialistes pour organiser des évènement tels que :

• des congrès,
• des conventions,
• des séminaires,
• des arbres de Noël,
• des pots de départ,
• des journées portes ouvertes,
• des soirées de lancement de produits,
• des ouvertures de succursales ou inaugurations de nouveaux locaux,
• etc.

Une organisation de congrès ou d’évènement “clé en main”

Les entreprises spécialisées en organisation d’évènements proposent généralement de prendre en charge tout ou partie des charges liées à l’organisation de l’évènement :

• définir la date et le lieu de l’évènement en fonction du calendrier de l’entreprise, du type d’évènement et du nombre de personnes y participant ,
• contacter les intervenants,
• promouvoir l’évènement (publicité dans la presse spécialisée, les réseaux sociaux, e-mailing…)
• envoyer les invitations aux personnes conviées,
• etc.

Une bonne organisation passe notamment par une bonne logistique

Une fois le lieu le plus adapté à l’évènement trouvé, reste à apporter tout ce qu’il faut pour assurer le bon déroulement de l’évènement comme lors d’évènements culturels ou sportifs par exemple. L’aménagement utilitaire peut alors être nécessaire pour tout transporter en un minimum de voyages et en minimisant les risques de casse et d’endommagement du matériel. Il faudra en effet apporter tout ce qu’on ne trouve pas sur place :

• des chaises et des tables,
• une sono avec table de mixage, des enceintes plus ou moins imposantes, des micros etc.,
• du matériel professionnel tels qu’un projecteur et un écran, des éclairages spéciaux,
• des décorations plus ou moins imposantes (plantes, décors créés pour l’occasion, boules à facette si l’évènement est dansant etc.),

Il ne faut pas oublier toute la partie gérée par le traiteur lorsqu’il y en a un ou par l’organisateur lorsque l’évènement concerne une entreprise de petite taille. Il s’agit de tout ce qui concerne :

• les collations de type petits fours par exemple servies sous forme de buffets et/ou proposés par des serveurs munis de plateaux,
• les boissons (coupes de champagne, verres de vin, cocktails, jus de fruits etc.) proposés au coin “buvette”,
• la vaisselle lavable ou jetable en fonction (les verres, les assiettes et les couverts le cas échéant, les serviettes etc.),
• les corbeilles placées discrètement afin de permettre aux personnes conviées de jeter la vaisselle jetable ou des serveurs qui passent pour débarrasser les invités de la vaisselle sale.